Declaración de la renta obligatoria para todos los autónomos: ¿qué gastos se pueden deducir?

Todos los trabajadores por cuenta propia están obligados desde 2023 a presentar la declaración de la renta independientemente de sus ingresos, a diferencia de los empleados por cuenta ajena. Sin embargo, los autónomos tienen la posibilidad de deducirse diversos gastos que estén relacionados con su actividad profesional, siempre y cuando estén correctamente justificados y documentados, señalan los expertos consultados. El paso previo y necesario es que estén dados de alta tanto en Hacienda como en la Seguridad Social, ya que cualquier gasto que se haya realizado previo a esta circunstancia no se podrá deducir.

Álvaro Viqueira, técnico de la asociación de autónomos ATA, asegura que es imprescindible saber “que ante cualquier gasto que se quiera deducir, la carga de la prueba siempre recae en el autónomo”. Destaca que, ante cualquier duda, “lo mejor es preguntar”. Esta misma reflexión la comparte Valeria Hernández, experta en fiscalidad de trabajadores por cuenta propia en la plataforma TaxDown, quien también recomienda “buscar la ayuda de asesores fiscales”. Estas son las claves para que los autónomos puedan pagar menos en la declaración de la renta de este año, que arranca el próximo 8 de abril.

¿Qué gastos son deducibles y cómo justificarlos?

Los especialistas consultados afirman que la primera condición para que un gasto sea deducible es que debe existir una relación con la actividad que se desarrolla. “Tiene que haber una vinculación directa”, destaca Viqueira. Francisco Serantes, coordinador del grupo de expertos en IRPF de la Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF), recuerda que, en el momento de realizar la declaración de la renta, el autónomo “tiene poca capacidad de reacción”, por lo que aconseja guardar durante el año todas las facturas. Además, asegura que aunque “la ley establezca que [los gastos] deben ser necesarios, la jurisprudencia señala que el concepto es el de conveniencia”. Es decir que no solo es deducible el gasto imprescindible para realizar la actividad, sino “todo lo que sea conveniente para mejorar los ingresos“.

Tener el documento justificativo de los gastos es la segunda condición que esgrimen los técnicos para poder reducir la factura fiscal, que debe ser completo, no simplificado. Serantes advierte de que “con los tickets o con otros documentos, lo más probable es que haya problemas”. También hay que tener en cuenta que la posesión de una factura no es suficiente, asegura Hernández, de TaxDown, ya que también debe haber “una inscripción en los libros de registro”.

Entre los gastos que se pueden deducir está la cuota de autónomos: la cotización a la Seguridad Social es deducible al 100%. Si se trabaja en un local, es posible desgravar el 100% del alquiler; cuando la actividad se desarrolla desde casa, se limita al 30% de la parte proporcional de suministros (luz, agua, internet) del área destinada al negocio. Servicios como honorarios de gestoría, asesoría, abogados o consultores externos también se pueden deducir, así como material de oficina y equipos como ordenadores, software, mobiliario y papelería, servicios de marketing y publicidad como gastos en Google Ads, Facebook Ads o diseño web.

¿Siempre se necesita factura? ¿Hay gastos no deducibles?

Cuando no existe una factura asociada al gasto, sí es necesario un justificante de abono o pago. Es el caso de las cuotas de la Seguridad Social, señalan los expertos, que no requieren esta prueba documental. El mismo tratamiento se aplica a las pólizas de seguros médicos o de responsabilidad civil, o a impuestos como el de Bienes Inmuebles (IBI) o la tasa de basuras.

Serantes matiza que la aportación voluntaria al plan de pensiones reduce la base imponible del IRPF, pero no cuenta como gasto de la actividad, y pone el siguiente ejemplo: “El médico o abogado que cotiza en la Seguridad Social y además realiza una aportación a un plan de pensiones, pues sería deducible la aportación a la Seguridad Social”. Es decir que solo es gasto deducible lo que se paga obligatoriamente para la jubilación. La Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades también establece todos los elementos que no son deducibles y que se trasladan al IRPF, entre los que se encuentran las multas y sanciones penales y administrativas o las pérdidas del juego.

¿Cuáles son los más problemáticos?

Hay algunos gastos que son muy complicados de justificar y que los expertos coinciden en señalar: la telefonía y el vehículo. Respecto al primero, el técnico de la AEDAF afirma que es difícil de deducir, ya que hay que justificar que el dispositivo se usa “exclusivamente para la actividad”. Hernández añade que “siempre que no haya varias líneas, no se puede ahorrar nada”.

En el caso del vehículo, Serantes destaca que “en principio existe la posibilidad de deducir el 100% [de los gastos asociados] si el uso es exclusivo”, algo que, sin embargo, solo se contempla para ciertas actividades. ”Hacienda solo lo permite en el caso de los agentes comerciales, los transportes de mercancías, los taxis o los vehículos con licencia VTC“, enumera. Esta complejidad se debe, arguye, a que es “muy complicado” justificar ante la Agencia Tributaria la afectación total del vehículo a la actividad económica.

Cómo computar las subvenciones públicas

Si algún autónomo recibió una ayuda pública en el ejercicio fiscal 2025, que es el que se declara en esta campaña, es importante saber que tributa en el IRPF, donde tiene que incluirla. La clave principal para saber cómo hacerlo es determinar si es corriente o de capital. Las primeras son aquellas que cubren gastos corrientes o déficits operativos del día a día, como sueldos o alquileres, mientras que las segundas financian inversiones en activos fijos (maquinaria, inmuebles) a largo plazo.

Viqueira, de ATA, destaca que, en el caso de las subvenciones corrientes, “se incluye la totalidad en el apartado de ingresos”, mientras que las segundas no se imputan en su totalidad, sino vía amortización. Una de las ayudas públicas que más dudas suscita es el kit digital, una iniciativa financiada con los fondos del plan de recuperación que permite subvencionar la implantación de soluciones digitales para pymes y autónomos. Hernández afirma que “se suele imputar como subvención corriente”.

¿Qué novedades hay este año?

Entre las principales novedades está el refuerzo de la Agencia Tributaria para controlar los pagos con bizum, que afectará a los trabajadores por cuenta propia. Además, los vehículos eléctricos y puntos de recarga podrán amortizarse libremente si entraron en uso en 2024 o 2025.

Sin embargo, los expertos señalan que la novedad más importante es que los autónomos podrán incluir las regularizaciones de las cuotas a la Seguridad Social en la declaración de este año. Los trabajadores por cuenta propia deben cotizar en función de sus ingresos desde la reforma que entró en vigor en 2023. Así, este año el nuevo modelo de IRPF incorpora casillas específicas que permitirán declarar estos ajustes como gasto deducible o ingreso, según corresponda.

¿Qué modalidades de tributación existen?

Los autónomos pueden tributar en distintos regímenes, en función del tipo de actividad e ingresos: estimación directa simplificada, estimación directa normal y estimación objetiva (módulos).

Serantes recuerda que la estimación directa simplificada se contempla para aquellos trabajadores por cuenta propia cuya cifra de negocio no supere los 600.000 euros, mientras que la directa normal será para aquellos que rebasen ese umbral. Otra de las principales diferencias es que en la estimación normal tiene más obligaciones contables.

Los autónomos que desarrollen determinadas actividades —hostelería, peluquerías, transporte por carretera, etcétera— pueden optar también por la estimación objetiva, que consiste en pagar un porcentaje fijo de unos rendimientos que se estiman según parámetros objetivos que dictamina Hacienda. Para ejemplificarlo, Hernández señala que el propietario de un bar que decida tributar por esta modalidad debe conocer los metros lineales de la barra. “En función de esas características, se pagará el porcentaje que Hacienda haya fijado”, remata.

Además de tener en cuenta todos estos elementos a la hora de realizar la declaración de la renta, Viqueira recuerda que los autónomos también se pueden beneficiar de las deducciones en el IRPF vigentes en sus comunidades autónomas, por lo que recomienda estar atentos, pues aplicándose estas rebajas pueden reducir aun más su factura fiscal.