Reunirse, ¿veneno o panacea?

Reunirse continuamente, ¿es una forma de sortear las obligaciones, un pretexto de los jefes para no dar ni golpe, o una forma racional de organizar mejor el trabajo y coordinar esfuerzos? Es un debate recurrente que las crisis económicas hacen más afilado.

Puede que algunas ideas sirvan. Afirmar, por ejemplo, que el recurso más escaso es el tiempo de las personas. Que los altos ejecutivos son eficaces cuando sortean las reuniones que interfieren en su trabajo. Que no siempre hace falta juntarse para tomar decisiones (a veces basta un correo electrónico). Que es bueno que los responsables de distintas áreas se junten para coordinarse. Que no hay que malgastar horas de trabajo: se trata simplemente de

cumplir los objetivos previamente establecidos. Que es, en fin, imprescindible fijar la hora de terminar, y elegir un horario que no interfiera la marcha de las cosas.

Convocar más reuniones o reducirlas al mínimo, he ahí el dilema. En su trabajo, ¿le resultan efectivas o tiene la impresión de perder el tiempo? ¿Qué recomienda entonces? El problema no tiene fácil solución, los expertos proponen fórmulas, las escuelas de negocios montan teorías, pero no hay una receta única.

Todos están de acuerdo, eso sí, en que es pernicioso celebrar una reunión en torno a un almuerzo, aunque nada dicen acerca del menú y de las bebidas. Y las recomendaciones son transparentes: fijar un objetivo claro, elegir bien a los participantes, facilitar la documentación con tiempo, no extenderse en las explicaciones, evitar las interrupciones, establecer un plan de acción, procurar que el trabajo colectivo optimice el individual, hacer autocrítica. Y como ya exige David Cameron, el primer ministro británico, no llevar móviles ni ordenadores personales. Por cierto, no es muy efectivo hacer una reunión para analizar cómo fue la anterior reunión.

Ha quedado claro? ¿Se ha formulado un diagnóstico diáfano del problema? ¿Se propone alguna salida para sortear los riesgos? ¿Se defiende optimizar el rendimiento y evitar los derroches innecesarios? No es fácil saberlo. Pero, por favor, que a nadie se le ocurra convocar una reunión para discutirlo.