"Cambiamos hábitos de trabajo para reducir costes"

En cinco años, ha pasado de ser un mero un fabricante de fotocopiadoras a crear sistemas que permiten llevar a cabo toda la gestión documental de una oficina. Esta migración, propiciada por el traspaso de la tecnolgía analógica a la digital, ha sido la clave del crecimiento del grupo japonés Ricoh, que en España lidera la comercialización de productos digitales con un 26,3% del mercado y ocupa el segundo lugar en el mercado general de copiadoras, con una cuota del 22,1%.

"Antes sólo teníamos una pequeña parte, alrededor del 5%, del core business [negocio principal] de una oficina, sus copias; ahora entre el 10% y el 15% de todos los documentos que se gestionan", explica José Antonio Alonso, primer presidente autóctono de Ricoh España.

"La gestión documental tiene su reflejo en la cuenta de explotación. Las empresas no se dan cuenta de lo que les cuesta una impresora"

Pregunta. ¿Las oficinas españolas ya están preparadas para asumir esta nueva oferta?

Respuesta. La empresa entiende el cambio. Pero en la medida en que ésta crece, el cambio provoca un cierto vértigo, porque supone cambiar la forma habitual de trabajar de las personas: de tener cada uno una impresora, se pasa a tener una común para todos. Y además, no es una impresora, sino un sistema modular que imprime 80 impresiones al minuto y que puede trabajar a doble cara, entre otras muchas funciones. Desde hace ya tres años no sabemos lo que es la venta de una fotocopiadora, vendemos una solución integrada a las necesidades de la compañía.

P. Pero Ricoh también fabrica cámaras fotográficas, DVD... ¿Cómo se distribuye su negocio entre los distintos ramos en España?

R. Nuestro principal producto es la solución integrada para oficinas. Esto implica que la máquina se fabrica a gusto del cliente. Quizás primero sólo quiere la impresora, más adelante añade el escáner, luego una tarjeta de fax, tarjeta de memoria, todo es modular. El 95% de nuestros ingresos proceden de las soluciones y el 5% restante es DVD, cámaras fotográficas, grabadores de CD, etcétera.

P. El hecho de estar tan focalizado en empresas, ¿limita su crecimiento o les protege?

R. A Ricoh siempre se la ha conocido por su implicación con las empresas. Prácticamente nunca hemos tenido productos de software, de momento no tenemos producto para ir al usuario final, al consumidor doméstico. Incluso nuestra apuesta es que la cámara digital sea una solución más para la oficina y el mundo empresarial.

P. ¿Cuál es, entonces, su estrategia de crecimiento en un mercado estabilizado y sin grandes picos de demanda?

R. En este mercado estamos creciendo un 20% en número de unidades. Esto quiere decir que en un mercado estabilizado estamos adecuándonos al cliente y ofreciéndole muchas posibilidades. No es el "cambio máquina por máquina", que es lo que se estaba haciendo. Nosotros sólo cambiamos el hábito de trabajo para reducción de costes, adecuamos el producto al sistema de cada cliente, y a partir de aquí vemos qué diferencia hay entre lo que éste estaba pagando y lo que tendrá que pagar a partir de ahora.

P. ¿Qué papel juega la reducción de costes en la gestión de documentos en la cadena de competitividad de una empresa?

R. Ataca directamente a la ineficacia en la cuenta de explotación. A veces no te das cuenta de que el coste de una impresora es muy elevado porque mucha gente razona de la manera siguiente: compra un bote de toner que le cuesta 120 euros para hacer copias. Pero si le preguntas cuántas hace no lo sabe y, además, estima que si este año se ha gastado 30.000 euros en gastos de impresión, dado que todo sube por el IPC, el año que viene se gasta 33.000 euros.

P. Y con lo que usted le ofrece podrán ser 25.000, claro.

R. Y hasta ¡15.000! Para el que hace pocas copias esto puede no ser importante, pero en términos industriales una empresa sin darse cuenta puede gastar tal vez 60.000 euros entre servicios, reparación, consumibles, toner, líquido, etcétera.

P. ¿Qué puede representar para una empresa la gestión de la documentación?

R. Para una empresa grande puede suponer perfectamente en torno a un 20% de su facturación.